Quel aménagement pour votre salle de réunion ?
Dans les entreprises, le besoin d’une salle de réunion fonctionnelle et confortable est indéniable. TPE, PME ou grands groupes, toutes les structures doivent aménager des espaces de travail pour que les collaborateurs puissent échanger leurs idées plus facilement. La salle de réunion est aussi une vitrine de l’entreprise pour les partenaires et pour les clients. Pour que cet espace soit propice au travail et à la collaboration, il faut faire en sorte de suivre différentes exigences de confort et de fonctionnalité. Mobilier et décoration sont des éléments à ne pas sous-estimer pendant l’aménagement d’une salle de réunion. Dans cet article, Co-Work Aménagement vous guide pour l’organisation de vos espaces de réunion ainsi que pour l’achat d’un mobilier adapté.
« Choisir la bonne disposition, ou distribution, du mobilier dans la salle de réunion peut faire la différence entre une audience concentrée et une audience dispersée. »
Pourquoi l’aménagement de la salle de réunion est un point important pour les entreprises ?
Un bon aménagement dans une salle de réunion permet d’optimiser les échanges entre les différents collaborateurs de l’entreprise. Chaque société organise fréquemment des réunions entre ses différentes équipes. Pour que tous les participants se sentent à l’aise, et pour qu’ils puissant être productifs, l’espace de réunion doit répondre aux besoins de tous.
L’aménagement d’une salle de réunion doit donc être pensé dans le but de favoriser la communication entre les collaborateurs. Un salarié qui se sent à l’aise dans un espace de rencontre sera un collaborateur actif et productif qui pourra participer au développement de l’organisation.
Pour un aménagement réussi, la salle de réunion doit respecter certaines dimensions. L’espace doit être assez grand pour que les salariés puissent circuler et aussi s’installer confortablement. Il est recommandé de laisser au moins une distance de 80 cm minimum entre la table de réunion et les murs de la salle. Ainsi, chaque personne peut reculer librement et la pièce peut aussi accueillir plus de participants si nécessaire. Également pour que tout le monde se sente à l’aise, il est préférable de laisser un espace d’au moins 50 à 70 centimètres entre chaque personne selon les dimensions de l’assise.
Comment créer un espace à la fois élégant et fonctionnel ?
Choisir la bonne disposition, ou distribution, du mobilier dans la salle de réunion peut faire la différence entre une audience concentrée et une audience dispersée. Cela aura également une incidence sur la manière dont les contenus seront perçus. La gestion de l’espace est essentielle si vous voulez transmettre certaines sensations ou émotions. Différentes distributions de l’espace sont possibles.
Implantation de type impérial
C’est l’un des aménagements de bureau les plus traditionnels. Il se compose d’une grande table située au centre entourée de chaises. Les participants seront en contact visuel les uns avec les autres, car ils se rencontreront en face à face. Ce type d’aménagement est idéal pour organiser des débats, des brainstormings et des journées de travail d’équipe.
Implantation en forme de U
Dans ce type de disposition, les tables de bureau sont placées en forme de U avec des sièges suivant le contour. L’atmosphère en général est plus détendue que dans un montage impérial. C’est un aménagement idéal pour les dynamiques de groupe et même pour les repas de travail, car le service sera facilité. Ce n’est pas le montage le plus propice pour les réunions formels ou l’utilisation de projecteurs, de tableaux blancs ou d’écrans. Le montage en U convient plus pour des évènements spéciaux comme les soirées d’entreprise par exemple.
Implantation de type salle de classe
Pour cet usage, le mobilier de bureau suit la distribution d’une salle de classe classique. Les tables sont séparées par un couloir central. Cette organisation s’adapte très bien au travail en petits groupes, aux conférences, aux formations ou aux présentations où les participants doivent prendre des notes. Cependant, elle est également très utile pour le format brainstorming.
Implantation de type d’auditorium ou de théâtre
On peut également se réunir pour une réunion ou une conférence. Les participants n’ont pas besoin de prendre des notes et on attend d’eux une attitude plutôt passive. L’avant de la salle sera dédié au conférencier, qui peut utiliser des écrans et des projecteurs. Il est important de garantir des sièges ergonomiques à tous les participants, car il est impossible de garder l’attention avec des sièges inconfortables.
Comment rendre l’espace plus fonctionnel grâce à l’éclairage et au mobilier ?
Dans l’aménagement de votre salle de réunion, la lumière est un des éléments importants à considérer.
Une salle de réunion idéale n’est pas seulement régie par des variables esthétiques. L’éclairage correct et la répartition de l’espace permettront d’économiser. En effet, le manque de lumière, le mobilier inconfortable et les espaces clos peuvent être des facteurs de risque pour la santé. En effet, les employés peuvent souffrir de migraine, de lumbago, ou de fatigue dans des environnements mal adaptés.
Si vous voulez que vos clients se souviennent de vous pour votre image éclectique et fraîche, l’éclairage et le mobilier de bureau de votre salle de réunion sera essentiel. Optez pour des couleurs claires pour profiter de la luminosité naturelle. Les gris, roses et beiges sont souvent les alternatives les plus classiques. La lumière naturelle est un bien précieux, elle rend la salle de réunion plus agréable et elle vous permet aussi de faire des économies d’énergie.
« Un aménagement réussi de la salle de réunion vous permettra d’améliorer le bien-être au travail de vos collaborateurs. »
Comment choisir le mobilier de réunion adapté ?
Le choix du mobilier est une étape essentielle pour configurer votre espace de réunion.
Chaises et tables
Les chaises des participants peuvent faire la différence entre la concentration et la dispersion. Les chaises de bureau avec dossier et accoudoirs seront confortables et visuellement attrayantes. Il faut vraiment vous tourner vers des assises offrants un confort total à vos collaborateurs pendant leurs séances de travail. Pour que vos réunions soient toujours productives, vous pouvez opter pour le programme chaises et tables Tauko de Nowy Styl. Vous pourriez aussi proposer des fauteuils confortables comme ceux de la gamme Crona de Brunner.
D’autre part, choisir la bonne table de réunion vous permettra de rendre l’ambiance plus harmonieuse et agréable. Vous pouvez opter pour des finitions conservatrices, responsables d’une image d’autorité et de connaissance, ou pour des alternatives dynamiques et avant-gardistes.
Il faut dire que la table de réunion est vraiment l’élément central de la pièce.
En général, elle va occuper un volume important et se trouver au centre de la salle de réunion. Cependant, différentes alternatives sont possibles. En effet, si la salle de réunion ne doit accueillir que très peu de personnes, les seules limites pour le choix de la table, ou du bureau, seront les goûts et les envies des équipes de direction. Table ronde, ovale, carrée ou rectangulaire, la forme importe peu. Le but est vraiment de créer une zone confortable qui favorisera la réflexion collective. Pour cela la solution comptoir ouvert Viva Forum de Dynamobel peut être une alternative intéressante ou la table de réunion réglable en hauteur Gravity de MDD pourra aussi satisfaire toutes vos attentes.
Porte-manteaux et corbeilles à papier
Pour maximiser la fonctionnalité des espaces, placer des corbeilles et des porte-manteaux dans les zones de transit. Cela facilitera la vie de tous les participants, en particulier en période de froid. Optez pour des designs conformes à votre image d’entreprise, élégants et polyvalents.
Gestion du câblage
Donner vie à l’espace facilite le travail. Vos employés et vos clients apprécieront d’avoir des powerhubs à disposition sur les tables de réunion. En effet, ils auront besoin d’un accès flexible à l’alimentation électrique. De plus, un câblage organisé facilitera le nettoyage, l’entretien et le remplacement des équipements.
Options de stockage
Le rangement du stock de vos salles de réunion ne doit pas nécessairement être un casse-tête. En effet, vous pourriez avoir besoin de stocker goodies, catalogues, bloc-notes ou encore machines à café dans des armoires prévues à cet effet.
Équipements audiovisuels et autres technologies
À mesure que les espaces de travail seront modernisés, ils auront besoin de plus de prises de courant et d’Internet.
Pour un aménagement correct des équipements, les supports et les plateaux d’électrification doivent être là où ils sont le plus nécessaire. Ils faciliteront grandement la tâche de réorganiser les espaces multifonctionnels, ainsi que les tâches quotidiennes.
Restauration
La nourriture et la boisson font partie intégrante du bon déroulement du travail. Pour les événements de type conférence ou déjeuners de travail, avec des dizaines de participants, un déploiement de tables adaptées est crucial. Dans ce sens, il est très important d’avoir des espaces pratiques et faciles à nettoyer pour se nourrir.
Comment capter l’attention pendant les réunions ?
Afin de capter l’attention du public, il est nécessaire d’équiper la salle de réunion avec du matériel supplémentaire. Les équipements que nous allons vous présenter vous permettront d’aménager votre espace de réunion pour qu’il soit plus fonctionnel. Par exemple, un tableau blanc en verre magnétique offrira une touche moderne et originale à votre salle de réunion.
Les dessertes informatiques
Une desserte informatique vous permettra de stocker du matériel informatique ou des documents. Il s’agit d’une solution simple et pratique pour votre salle de réunion.
Les tables de projection
Si vous devez organiser un séminaire d’entreprise ou une conférence, vous aurez besoin d’une table de projection afin de pouvoir installer des vidéoprojecteurs.
Le tableau écritoire
Les tableaux blancs sont des accessoires qui vous permettent d’exposer vos idées pendant les réunions. Des alternatifs plus moderne comme des tableaux muraux ou mobile en verre pouvant également disposer de propriétés acoustiques peuvent également être mise en œuvre. Il s’agit ’éléments qui ne peuvent pas manquer dans une salle de réunion.
Les supports audiovisuels
Actuellement, les supports audiovisuels sont indispensables pour mener à bien vos conférences. Pratiques, fonctionnels et fiables, ces accessoires vous permettront de projeter des documents. C’est une solution idéale pour capter l’attention de vos collaborateurs, de vos partenaires ou de vos clients. Et si vous manquez d’espace dans la pièce, sachez que vous pouvez accrocher les supports audiovisuels au plafond ou sur les murs. Vous pourrez ainsi optimiser l’espace disponible.
Pour que tous les équipements puissent fonctionner correctement, il faudra aussi prévoir d’installer différents branchements électriques dans la salle de réunion. Ainsi, tous les participants pourront utiliser des équipements informatiques et du matériel électrique. L’utilisation de ces équipements est souvent nécessaire pour réussir la présentation.
Chez Co-Work Aménagement, nous vous proposons des solutions d’agencement sur mesure avec notamment l’installation d’écrans Smartboard ou d’écrans Samsung Flip, et avec la mise en place de solutions de vidéoconférence comme le système Logitec Meet Up Rally.
« La salle de réunion parfaite doit être bien distribuée, correctement éclairée et elle doit disposer de tout l’équipement informatique pour que les collaborateurs puissent travailler confortablement. »
Comment décorer sa salle de réunion ?
Vous l’aurez compris, un aménagement réussi de la salle de réunion vous permettra d’améliorer le bien-être au travail de vos collaborateurs. Des travailleurs plus heureux dans vos espaces de travail seront toujours plus productifs. De plus, il faut savoir que la décoration peut aussi instaurer une meilleure ambiance dans la pièce. Une salle de réunion bien décorée sera toujours un environnement plus agréable et plus propice aux échanges.
En ce qui concerne l’ambiance générale de la salle de réunion, il faut dire que le choix de la décoration sera beaucoup influencé par l’activité et le secteur de l’entreprise. Par exemple, la décoration d’une salle de réunion d’une start-up sera moins formelle que celle d’une société qui travaille dans le secteur industriel. Mais, il existe des éléments qui peuvent correspondre à tous les secteurs professionnels. Pour commencer, il faut faire en sorte que la salle de réunion soit un espace bien aéré et bien ventilé. Ce point est indispensable pour offrir confort et bien-être aux collaborateurs mais aussi aux clients.
En outre, si l’éclairage n’est pas artificiel et qu’il vient directement de la lumière naturelle, le confort dans la pièce sera à son maximum. Nous vous conseillons aussi de ne pas utiliser de couleurs trop sombres dans la salle de réunion. Vous pouvez utiliser des couleurs vives sur les chaises ou sur les objets décoratifs par exemple. Il est aussi important d’ajouter des éléments décoratifs qui donneront une identité à la pièce. Tableaux, plantes, objets décoratifs, vous pouvez personnaliser votre salle de réunion pour qu’elle reflète l’image de votre marque et de vos valeurs.
Aujourd’hui, les entreprises optent pour des espaces de travail plus conviviaux et plus chaleureux. Pour rester dans cette optique, de nombreuses sociétés choisissent une salle de réunion aux murs vitrés. Avec cette conception originale, l’entreprise veut représenter la transparence dans les affaires. Aussi, les murs vitrés offrent surtout une sensation d’espace qui est très agréable. Une salle de réunion de cette sorte est plus moderne et plus lumineuse, tout en étant très fonctionnelle.
Si vous voulez aménager une salle de réunion moderne avec des murs vitrés, mais que vous ne souhaitez pas que certaines données ou informations soient visibles ou perceptibles de l’extérieur, vous pouvez opter pour des panneaux d’absorption phonique. Et pour encore plus de confidentialité dans une salle de réunion aux murs vitrés, le mobilier acoustique sera une très bonne alternative pour votre entreprise.
À qui faire appel pour l’aménagement de sa salle de réunion ?
Se lancer dans des travaux d’aménagement d’un espace de réunion n’est pas une chose facile. Vous allez devoir déterminer les besoins de votre entreprise ainsi que de vos salariés afin de transposer un modèle de salle de réunion adapté à votre société et à votre activité professionnelle.
Nous espérons que tous ces conseils vous auront été utiles. Mais si vous souhaitez approfondir certains points, n’hésitez pas à nous contacter. Chez Co-Work Aménagement, nous nous ferons un réel plaisir d’échanger avec vous et de vous proposer des visuels 3D de votre future salle de réunion.
