Desk sharing

Qu'est-ce que le desk sharing ?

Avec l’évolution des modes de travail, les entreprises doivent repenser l’organisation des espaces professionnels. Pour cela, elles appliquent de nouvelles technique, comme le desk sharing, pour augmenter leur productivité. Mais qu’est-ce que le desk sharing ? D’où vient ce phénomène ? Quels sont ses avantages ? Et pourquoi est-il de plus en plus adopté par les entreprises ? Dans la suite de cet article, nous allons répondre à toutes ces questions autour du desk sharing.

Desk sharing : c’est quoi exactement ?

Le desk sharing est un concept basé sur le partage des bureaux qui vise à définir une nouvelle organisation des espaces de travail en entreprise. Dans ce type d’aménagement de bureaux, les salariés n’ont plus un poste attitré. Chaque collaborateur s’installe sur un bureau disponible ou sur un espace de travail qui lui convient lorsqu’il arrive le matin dans l’entreprise.

Il y a cependant une règle à respecter : laisser le bureau propre et rangé en partant en récupérant toutes ses affaires personnelles. Pour les travailleurs, c’est une bonne façon de sortir de la routine et de stimuler la créativité. Le desk sharing favorise aussi les échanges entre les différentes équipes.

Desk sharing : à quoi ça sert ?

Le desk sharing a plusieurs objectifs. Mais, il permet principalement d’optimiser l’espace de travail en fonction des réels besoins des salariés, de favoriser la transition numérique et de prendre en compte la dimension environnementale.

Desk sharing : quelles sont ses origines ?

Le desk sharing est un nouveau mode de travail qui n’est pas si récent. En effet, de nombreuses entreprises avaient déjà commencé à le mettre en place dans les années 1990. Il s’agissait d’entreprises de consulting qui s’étaient aperçues que leurs travailleurs passaient plus de temps en déplacement que dans les bureaux.

Actuellement, on retrouve le desk sharing dans les entreprises qui comptent un grand nombre de collaborateurs. La tendance s’explique notamment par un taux d’occupation des bureaux qui diminue chaque année face à la mobilité des salariés et notamment face au télétravail. Et comme de moins en moins de travailleurs sont présents toute la journée au bureau, certains managers tentent de rentabiliser les espaces peu utilisés grâce au desk sharing.

Desk sharing : pourquoi il séduit autant les entreprises ?

La tendance du desk sharing s’explique surtout par la pression immobilière qui pèse sur les entreprises combinée à un contexte économique assez dur. Le premier argument en faveur du desk sharing serait donc essentiellement économique. Cependant, les économies ne sont pas les seuls avantages de ce nouveau mode de travail.

Cette nouvelle façon de penser le bureau permet d’instaurer des relations plus collaboratives entre les salariés. Par exemple, l’installation de poufs contemporains Tapa de Nowystyl, permet aux équipes d’échanger plus facilement leurs idées en se retrouvant dans un espace de travail partagé et confortable. De plus, avec ce type d’aménagement, il est possible de proposer des espaces de travail à la carte aux différents collaborateurs. Les lieux de travail peuvent ainsi s’adapter aux besoins et aux humeurs de chacun afin d’augmenter la motivation des travailleurs.

Flex office et desk sharing : quelles différences ?

Lorsqu’on parle de desk sharing, on pense aussi au flex office. Comme le desk sharing, le flex office revient à partager les bureaux, mais le concept va encore plus loin. Dans ce type d’organisation de l’espace de travail, on aménage différents types d’espaces que tous les salariés pourront investir en fonction de leurs besoins du moment. Ainsi, les collaborateurs peuvent choisir un espace de travail qui sera adapté à la tâche qu’ils doivent réaliser :

  • un lieu de travail calme pour favoriser la concentration pour produire du contenu ;
  • un espace ouvert et convivial avec du mobilier adapté pour laisser plus de place à la créativité et à des séances de brainstorming avec les collègues. Pour cela, le système de tables Tknika de Akaba convient parfaitement ;
  • un espace insonorisé pour les appels et pour ne pas être dérangé.

Le concept de flex office comprend aussi le fait d’occuper plusieurs espaces de travail. Télétravail, coworking, au café, au bureau, tous les lieux peuvent être aménagés pour travailler. Pour cela, les bureaux Outline de Bisley et Bahlara de Faram seront des solutions parfaites. Avec un mobilier adapté, le flex office et le desk sharing permettent à une entreprise de gagner en productivité.

Desk sharing : est-ce la fin du bureau individuel ?

Les nouvelles façons de travailler sont basées sur la collaboration et le travail en groupe, c’est pourquoi le desk sharing est si populaire aujourd’hui. Pour le mettre en place dans une entreprise, il faut choisir un mobilier adéquat comme les kits de meubles de bureau Deem d’Ophélis par exemple.

Actuellement, la tendance est de minimiser les espaces fermés et les bureaux. Pour favoriser la communication, le travail d’équipe et la créativité, les entreprises optent aujourd’hui pour des espaces ouverts ; les environnements de travail tendent à se socialiser, que ce soit avec des espaces partagés par équipes ou avec des espaces communs. Mais attention, le confort n’est pas mis de côté. Au contraire, le mobilier ergonomique, comme on peut le voir avec les sièges de bureau Withme de Nowystyl, permet de rendre ces espaces aussi confortables que les bureaux individuels.

Les espaces communs doivent être prioritairement flexibles et adaptables de manière à pouvoir varier selon les besoins de chaque moment (réunions courtes et sporadiques de nombreuses personnes, combinées avec des périodes de travail plus longues en petits groupes, par exemple).

Le bureau individuel cède sa place à la table commune. Ces nouvelles solutions permettent une utilisation plus rationnelle de l’espace, qui est conçu et distribué en fonction de la présence réelle des travailleurs et non de leur nombre absolu. Les nouvelles conceptions permettent aux entreprises d’améliorer leur productivité en éliminant les obstacles à la communication, en optimisant l’espace et en créant un climat qui accroît la motivation et le sentiment d’appartenance des employés.

Ce dernier facteur est particulièrement pris en compte par les entreprises, conscientes qu’un environnement de travail exaltant est essentiel à la fidélisation de leurs talents. Une typologie en plein essor sont les espaces informels : zones de club semblables aux salles exécutives des aéroports, cafétérias, billards, espaces de repos, etc. Leur but est d’encourager les relations entre les employés, d’humaniser les bureaux, de favoriser la créativité et d’améliorer la qualité de vie au travail.

D’autre part, une plus grande flexibilité et mobilité, ainsi qu’un travail d’équipe, font que de plus en plus de personnes passent moins de temps dans un emploi spécifique (qu’elles soient ou non au bureau), remettant parfois en question le rapport traditionnel 1 travailleur = 1 emploi.

Desk sharing : quels sont ses avantages ?

Le partage de bureaux, ou hot desking, signifie qu’il n’y a plus de lieux de travail et de sièges fixes dans les bureaux. Les employés peuvent chercher un nouvel espace de travail tous les jours. Quels sont les avantages de ce concept ? Découvrez tous les avantages du desk sharing et comment votre entreprise peut le mettre en place pour gagner en productivité et en créativité.

Adieu à la routine monotone du bureau

Les bureaux partagés poussent les employés à quitter leur zone de confort. Ils incitent à travailler dans un nouvel environnement tous les jours. Cela évite les routines de travail quotidiennes et la démotivation qui résonne. La conception flexible du bureau garantit un échange actif, apporte du dynamisme à la journée de travail et favorise la motivation et la satisfaction des employés.

Le partage des postes de travail réduit les coûts

Grâce au desk sharing, une entreprise peut économiser jusqu’à 30%. En période de prix élevés de l’immobilier, l’économie d’espace de bureau est une bonne raison de mettre en place le desk sharing, en particulier pour les jeunes entreprises. Mais vous pouvez non seulement économiser de l’espace de bureau, mais aussi des frais de chauffage ou d’électricité. Ces économies profitent non seulement à l’entreprise, mais aussi à l’environnement.

Les employés rencontrent de nouveaux collaborateurs

La promotion des échanges entre employés exige un degré élevé de flexibilité et d’empathie, mais l’employé peut bénéficier de l’échange. Grâce aux conseils et suggestions des voisins de bureau, les nouvelles influences peuvent encourager la créativité. Les salariés peuvent aussi se soutenir mutuellement dans leurs défis.

En outre, le desk sharing entraîne la capacité d’empathie des employés. Grâce aux voisins de bureau, les employés apprennent à traiter avec une grande variété de personnes et de façons de travailler. Ils peuvent acquérir de nouvelles connaissances et compétences plus facilement.

Nouvelle image de l'entreprise

L’image d’une entreprise peut également être influencée positivement par le desk sharing. L’entreprise démontre ainsi qu’elle reste à jour et applique de nouveaux concepts de travail flexible. Le concept attire de jeunes employés créatifs qui veulent travailler dans une entreprise innovante, flexible et communicative.

Gains de productivité

L’augmentation de la productivité est surtout le résultat d’un échange étroit entre des voisins de bureau dynamiques. Les employés apprennent à connaître les nouvelles méthodes de travail, les besoins et les défis des autres départements. Ainsi, le partage de bureau peut donner lieu à de nouvelles approches de solutions. Le changement de voisins de siège crée de nouvelles connexions et le flux d’informations améliore la cohésion de l’équipe. Les employés en difficulté peuvent ainsi trouver de l’aide plus facilement.

Une attention accrue

Le partage de bureau signifie que les postes de travail sont toujours modifiés et que les postes de travail ne contiennent pas d’effets personnels. En outre, ils doivent toujours être propres et rangés, ce qui signifie que le travailleur n’est pas distrait par un environnement instable. Vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel, ce qui augmente également la productivité. Enfin, vous ne pouvez pas accumuler des piles de papiers, car vous devez ranger la table après le travail.

Desk sharing : comment le mettre en place ?

Pour réussir sa transition vers le desk sharing, il faut prêter une attention particulière à différents points tels que :

  • se baser sur les données d’occupation ;
  • limiter la taille des open spaces pour conserver le calme et l’intimité ;
  • bien préparer les équipes aux changements et au nouvel aménagement de l’espace de travail dans l’entreprise ;
  • équiper les bureaux avec du mobilier et du matériel adapté aux besoins des travailleurs ;
  • donner un casier à chaque salarié pour qu’il puisse stocker ses affaires personnelles ;
  • digitaliser la transformation avec des solutions logicielles qui accompagneront les collaborateurs au quotidien.

Vous pouvez faire appel à Co-Work Aménagement pour être accompagné dans votre transition vers le desk sharing. Nos équipes se chargeront de trouver des solutions sur mesure pour votre entreprise.

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