Qu’est-ce que le Flex Office ?
Tout savoir sur le Flex Office
Terminé la sédentarité et les bureaux fixes attribués. L’usage nomade et l’organisation collaborative sont des concepts arrivés pour durer. Grâce au développement de la digitalisation des entreprises, le Flex Office, ce nouveau mode d’organisation des espaces de travail où les salariés n’ont pas un poste attitré, se propage de plus en plus. Face à l’apparition de nouveaux modes de travail dans les grandes entreprises, à l’émergence du télétravail suite à la crise sanitaire du Covid-19, le Flex Office est une alternative très intéressante. Le mode de travail nomade est de plus en plus apprécié et semble déjà ringardiser l’open space.
Qu’est-ce que le Flex Office ?
Le Flex Office, ou le bureau flexible, est un mode d’organisation qui consiste à ne pas avoir un poste attitré sur le lieu de travail. Cette organisation s’adapte au maximum aux besoins des entreprises. Elle est comme une « toile vierge » dans laquelle l’entreprise décide combien de mètres carrés elle a besoin et comment elle veut les distribuer. Ainsi, au sein d’un Flex Office, il est possible de trouver des bureaux, des salles de réunion, des espaces de détente pour coworkers, des aires de repos… En d’autres termes, le Flex Office regroupe dans un même bâtiment tous les services qu’une entreprise peut exiger pour que celle-ci soit libre de recourir à tel ou tel service selon ses besoins du moment.
Les espaces de travail flexibles partent du concept des postes de travail qui, au lieu d’être liés à un point spécifique du bureau de manière permanente, se déplacent en fonction des besoins ponctuels ou de ce qui est le plus motivant à un moment donné. Le développement d’un tel bureau exige que l’architecture et le mobilier du bureau soient «prêts». Un bureau conçu pour fonctionner selon le modèle Flex Office doit tenir compte de tout l’ensemble des éléments intervenant dans le travail quotidien, notamment quatre éléments de base :
- les personnes qui y travaillent ;
- les outils à utiliser ;
- l’infrastructure du bureau ;
- les processus de travail quotidien.
Cela permet par exemple à deux départements d’une entreprise de travailler ensemble pendant un certain temps pour mener à bien un projet particulier. Grâce à ce modèle, l’entreprise peut grandir et évoluer dans un même environnement et maintenir son emplacement. Un Flex Office donne la possibilité aux entreprises de trouver l’espace qui correspond le mieux à leurs besoins à tout moment. Et si elles évoluent, il leur suffit de reconfigurer les services sans changer de site.
Le principe est simple, le salarié ou le freelance s’installe là où il y a de la place et il peut choisir le poste de travail le plus adapté à la tâche qu’il doit réaliser. Ce mode de travail s’applique aussi bien dans une entreprise que dans un espace de coworking.
Différence avec les espaces de coworking
Les espaces de coworking sont des espaces de travail partagés. Ces espaces disposent de tous les outils nécessaires pour travailler : salles de réunion, bureaux, accès réseau et Internet, imprimante, mobilier, etc. La configuration est assez semblable à celle d’un open space traditionnel sauf que les utilisateurs ne travaillent pas pour le même patron. Le coworking a déjà été adopté par de nombreux indépendants.
Les bureaux flexibles désignent un ensemble de locations d’espaces de travail pour des durées déterminées. Alors que le terme de Flex Office désigne un mode d’organisation qui consiste à ne pas avoir de poste fixe ou attitré sur le lieu de travail.
De plus, les espaces flexibles fonctionnent avec le système Plug and Work, c’est-à-dire que lorsque vous arrivez tout est prêt pour commencer votre activité. Mais ce n’est pas tout : les entreprises accèdent à des emplacements privilégiés dans les villes qu’elles ne pourraient pas choisir autrement. Les espaces flexibles acquièrent un grand volume de mètres carrés dans des bâtiments importants dans les villes et cèdent ensuite leur utilisation.
Non seulement ce système offre un grand confort et une grande tranquillité d’esprit aux entreprises, mais il améliore également leur image auprès des clients ou des collaborateurs. Comment ? L’emplacement, l’environnement, l’attention que reçoivent les visiteurs… tout cela favorise la transmission d’une image sérieuse et professionnelle.
Quels sont les avantages principaux du Flex Office ?
Les principaux avantages du Flex Office pour une entreprise sont nombreux.
La flexibilité dans l’espace
L’organisation de l’espace est optimisée au maximum pour que tous les mètres carrés soient utilisés de façon intelligente, cohérente et productive.
La flexibilité dans les prix
Grâce au Flex Office, l’entreprise peut mettre en adéquation présence humaine et mètres carrés réellement utilisés. Cela permet de faire de véritables économies.
La culture d’entreprise
L’entreprise maintient vivante sa culture car, bien qu’elle soit dans un environnement partagé, elle aura la possibilité d’adapter l’espace à ses besoins, ce qui lui permettra de maintenir l’essence et l’identité de l’entreprise.
La collaboration et la mise en réseau
Travailler en étroite collaboration avec d’autres professionnels peut également déboucher sur des collaborations, des synergies et même de nouvelles opportunités commerciales. De même, les activités développées dans le Flex Office favorisent également le réseautage entre pairs.
Le travail hybride
Il faut savoir que tous les collaborateurs n’aiment pas forcément le télétravail. Beaucoup de travailleurs ont la nostalgie du bureau et surtout des collègues de travail. En cette période où le contexte sanitaire reste encore assez fragile, le Flex Office permet d’accueillir les salariés dans les locaux de l’entreprise. Les espaces de travail deviennent alors des lieux de rencontre qui répondent aux besoins logistiques des sociétés.
La solution anti-routine
Grâce à la suppression des postes fixes en entreprise, le Flex Office permet aux collaborateurs de gagner en agilité. Ce mode de travail favorise aussi la collaboration entre les équipes. La créativité est multipliée et la productivité de l’entreprise aussi par la même occasion !
Le décloisonnement
Le fait de ne plus rester enfermé dans un bureau personnel offre différents avantages. En effet, les salariés ont tout de suite une vision moins fermée de l’entreprise et peuvent ainsi créer de nouveaux liens. Une meilleure communication, une plus grande circulation de l’information et un plus grand engagement, le Flex Office présente de nombreux bienfaits pour le développement d’une entreprise.
Que retrouve-t-on à l’intérieur d’un Flex Office ?
Un flex office est un espace de travail qui a été créé pour répondre aux besoins des entreprises. En ce sens, le plan d’un Flex Office contient :
- des postes de coworking ou de shared office : dans les espaces flexibles, il y a aussi de la place pour les coworkers qui misent sur une collaboration étroite avec d’autres professionnels ;
- des bureaux collectifs : pour de nombreux équipements, les entreprises peuvent réserver leur espace de bureau auquel elles peuvent ajouter ou supprimer des postes en fonction de l’évolution de leurs besoins ;
- des bureaux individuels ou des espaces individuels : les travailleurs à la recherche d’intimité trouvent leur modèle idéal dans ces bureaux ;
- des salles de réunion ou d’événements : les salles sont équipées de tout le nécessaire pour organiser des réunions, des petits événements ou des formations. Matériel audiovisuel, chaises, tableaux, etc ;
- des zones de repos : à l’intérieur comme à l’extérieur, avoir des coins pour faire une pause est d’une grande importance pour le bien-être et la productivité des employés ;
- des zones de réception : les espaces ont généralement un poste de réception qui accueille les clients, donnant ainsi une bonne image de l’entreprise.
Quelles sont les limites du Flex Office ?
Le Flex Office présente beaucoup d’avantages, mais le système a aussi certaines limites qu’il faut connaître avant une implémentation en entreprise.
Logistique
Pour que le projet de Flex Office soit un succès, il faut avoir une bonne organisation logistique. Les espaces de travail doivent rester propres et en situation de fonctionnement. Les plannings doivent être bien gérés afin que chaque travailleur dispose d’un poste de travail opérationnel.
Management
Comme dans le cadre du télétravail, le management doit reposer sur la confiance et s’appuyer sur des outils de qualité. Vous aurez besoin d’un bon système de communication interne et de bonnes solutions digitales.
Comment aménager un espace de travail en Flex Office ?
En général, l’espace sera séparé en deux zones : les espaces de travail et les espaces subsidiaires. Pour la zone travail, la forme sera souvent semblable aux open spaces dans lesquels des bureaux privés pourront être intégrés pour les tâches qui demandent une certaine confidentialité.
Dans cet espace, on pourra installer les cabines Eva booth & Boothroom de Dynamobel pour créer un espace refuge au bureau qui offre plus d’intimité dans un open space. Mais aussi, les bureaux Play & Work de Nowy Styl qui permettent de travailler ensemble ou séparément en fonction des besoins. Dans un bureau en Flex Office, vous pouvez retrouver :
- des salles de réunion ;
- des espaces détente ;
- des cabines téléphoniques ;
- des cabines acoustiques de réunions ;
- des salles individuelles pour que le salarié puisse se concentrer.
Avec le Flex Office, les salariés peuvent choisir n’importe quel poste de travail lorsqu’ils arrivent le matin dans l’entreprise. Qu’il s’agisse d’un espace zen ou d’un espace propice à la communication, le collaborateur peut choisir son poste en fonction des tâches qu’il doit réaliser à ce moment précis. Et pour que les employés conservent leurs affaires personnelles en toute sécurité, il est important d’équiper les espaces de travail de casier. Par exemple, les casiers RFID de Bisley sont équipés de serrures intelligentes pour encore plus de tranquillité.
Et pour trouver facilement un poste de travail dans un Flex Office, il existe des technologies innovantes comme la solution de réservation d’espaces Codenco Software. Des capteurs sont installés sous les tables de bureau et détectent la présence ou l’absence d’un salarié. Ces capteurs sont reliés à un système informatique qui affiche les espaces disponibles dans un open space. Pour se servir du logiciel, il suffit d’utiliser une application sur une tablette, sur un smartphone ou sur un ordinateur.
Une organisation de travail en mode Flex Office permet aussi d’accélérer la digitalisation d’une entreprise tout en tenant compte de la protection de l’environnement. Le Flex Office est donc un concept qui se base sur l’indépendance, l’auto-organisation et sur une approche plus agile de la création en entreprise.
Organiser l’espace pour économiser
Le Flex Office est aussi une solution efficace pour faire des économies. C’est un concept qui convient particulièrement aux sociétés dont les salariés travaillent en horaires flexibles. Lorsque certaines surfaces ne sont pas utilisées, elles sont distribuées différemment pour ne pas être inutiles.
La conception d’un bureau en Flex Office peut revenir plus cher qu’un open space traditionnel. Mais cet aménagement de bureau vous permettra de baisser le montant du loyer car le nombre de postes de travail sera réduit. Dans les villes où les prix immobiliers grimpent en permanence, le Flex Office permet de faire de véritables économies.
Comment le management doit-il évoluer en cas d’organisation de ce type ?
Le Flex Office n’est pas qu’une réorganisation spatiale des espaces de travail. Il s’agit d’une véritable philosophie qui vient remettre en question tous les codes du management classique. Avec ce nouveau mode de travail, un changement de posture des managers est nécessaire vis-à-vis des employés. Avec le Flex Office, le management se veut plus bienveillant. Dans ce nouveau système, on ne peut plus douter de la capacité des collaborateurs à se responsabiliser pour mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
Les liens doivent être basés sur la confiance. Les gestionnaires doivent prendre soin des travailleurs et ils ne doivent plus avoir peur de laisser les salariés travailler à distance. Dans ce type d’organisation, la hiérarchie des statuts s’efface de plus en plus. Cependant, cette transition demande un véritable suivi des managers pour que les collaborateurs qui travaillent à distance ne soient pas isolés. Il faut pour cela avoir un intranet de qualité et il sera nécessaire de faire régulièrement des brainstormings. Les managers doivent aussi rester à l’écoute des besoins de leurs équipes. Pour réussir son passage au Flex Office, il faut également garder un fort sentiment d’appartenance dans l’entreprise.
Le bureau d’aujourd’hui est un espace qui permet l’édification des équipes. Certaines entreprises proposent même des salles de massage pour les employés ainsi que des espaces de jeu. Ce type d’aménagement de bureau a un impact positif sur la culture d’entreprise et sur la fidélité des salariés.
Comment aménager ses bureaux pour intégrer ce nouveau mode de travail ?
Les bureaux flexibles améliorent le bien-être au travail des travailleurs. Ils offrent de bonnes conditions pour que les collaborateurs échangent plus entre eux. La communication est optimisée et cela a un impact direct sur la productivité. Pendant la réalisation d’un projet, le Flex Office facilite les rencontres et les échanges pour que toutes les tâches soient effectuées plus facilement et plus rapidement. En ce qui concerne les équipements, tout doit être pensé afin de rendre le quotidien des employés plus facile.
Des équipements performants et technologiques
S’il n’y a pas un bon réseau Wi-Fi, des connectiques de qualité et un excellent système de stockage des documents et fichiers, il n’y a pas de Flex Office. Pour cette nouvelle organisation des espaces de travail, vous aurez besoin d’équipements technologiques performants.
Un système efficace de réservation des espaces de travail
Les salariés doivent pouvoir réserver facilement leur poste de travail ainsi que les équipements dont ils ont besoin pour travailler ou pour faire une réunion.
Un cadre qui favorise la concentration
Dans un Flex Office, vous aurez aussi besoin d’espaces isolés par des cloisons pour que les salariés réalisent des tâches qui demandent un haut niveau de concentration. Ces postes de travail doivent être équipés de plusieurs éléments indispensables comme un téléphone, un ordinateur et des systèmes interactifs pour travailler seul ou en petit groupe.
Des zones aménagées pour travailler en équipe
Les espaces ouverts doivent simplifier les échanges pour que les salariés discutent des stratégies à adopter pour mener à bien un projet dans les meilleures conditions.
Des zones individuelles pour plus d’intimité
Le Flex Office comprend aussi des petites salles isolées pour qu’un collaborateur puisse se retrouver seul avec un client pour négocier ou pour passer des appels importants. Attention, avant de passer au Flex Office dans votre entreprise, nous vous conseillons d’effectuer une phase de test. Il faut réaliser cette phase avant de réaménager vos bureaux ou de commencer à les déménager. En effet, il est toujours préférable de commencer par un seul service avant de déployer le Flex Office dans toute l’entreprise. Ainsi, vous aurez plus de recul pour considérer les points à améliorer et aussi pour pouvoir répondre aux craintes des salariés.
Quelle évolution pour le Flex Office ?
L’avenir du Flex Office se trouve certainement dans l’Activity Based Working (ABW). Ce mode d’organisation des espaces de travail, déjà mis en place aux Pays-Bas, utilise les mêmes principes que le Flex Office. Dans cette conception, les locaux permettent aux salariés d’avoir accès à différents sous-espaces pour effectuer des tâches précises comme la formation, la collaboration ou la concentration.
Cette nouvelle organisation va aussi modifier les méthodes de travail. Avec cette nouvelle dynamique, c’est l’activité qui va déterminer le lieu de travail. L’ABW instaure donc une stratégie au service de la flexibilité en entreprise.
Que ce soit dans le cadre d’un Flex Office ou de l’ABW, le but est de proposer des bureaux qui inspirent et motivent les collaborateurs. En faisant preuve de créativité et d’innovation, les entreprises peuvent attirer et retenir les talents dans un marché toujours plus concurrentiel.
Et, si vous avez besoin d’être accompagné dans votre passage au Flex Office, Co-Work Aménagement se tient à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions. Nous sommes spécialisés dans l’aménagement de bureau et nous vous proposons aussi un service d’agencement de bureau sur-mesure.
