Smart office
Le smart office : définition et avantages
Les entreprises ont été beaucoup impactées par la pandémie du Covid-19. Elles ont donc dû trouver de nouvelles façons d’organiser le travail ainsi que les espaces de travail. Le smart office s’est alors présenté comme une solution révolutionnaire pour optimiser la gestion des espaces et pour que les entreprises puissent s’adapter aux évolutions des modes de travail. Un espace est «smart» lorsque les services utilisés s’adaptent à l’humain, et il faut aussi dire que les dirigeants d’entreprises sont de plus en plus soucieux du bien-être au travail de leurs collaborateurs. Le smart office est un espace technologique qui peut rendre le lieu de travail plus agréable. Mais quels sont tous les avantages de cette solution innovante ?
Qu’est-ce que le smart office ?
Le smart office est un espace de travail intelligent et innovant. Grâce à la technologie, il permet aux collaborateurs de travailler plus rapidement, plus efficacement et surtout plus intelligemment. Le but de cette solution est de faciliter le travail pour que l’entreprise gagne en productivité. Le smart office permet aussi aux employés de travailler dans un environnement qui répond à leurs besoins.
À quoi cela sert-il ?
Les bureaux intelligents sont la tendance et l’avenir du monde du bureau et de la création d’environnements de travail. Les smart office disposent d’une multitude de capteurs interconnectés qui permettent de réaliser tous types de mesures, tant à l’intérieur qu’à « l’extérieur » du bureau. Nous nous référons ici à la mesure en temps réel des paramètres de vente, évaluations et interactions des clients, et de toute sorte de données pour être conscients en temps réel de l’état de l’entreprise.
Quelles sont les caractéristiques d’un smart office ?
Le smart office dispose de systèmes de contrôle domotique capable de répondre à différents besoins.
Contrôle de la température et de l’humidité à l’intérieur du bureau
Des thermostats connectés à un contrôleur central abaissent les stores, montent ou baissent la température du climatiseur et du chauffage, ou même déplacent les rideaux pour empêcher la lumière de se refléter sur les écrans d’ordinateur. Ces capteurs confèrent au bureau un haut niveau d’autonomie.
Détection de présence pour l’extinction des lumières, et des systèmes informatiques
Le smart office, grâce aux détecteurs, vous offre un système de détection de présence dans les bureaux. Si l’espace de travail est vide, alors le programme éteindra les lumières et les systèmes de climatisation et de chauffage ainsi que les systèmes informatiques. Il permettra également de s’assurer que les portes et les fenêtres sont fermées et que l’alarme est bien activée pour éviter les vols.
Panneaux de mesure en temps réel de l’activité de l’entreprise
Cela dépendra beaucoup de l’activité de l’entreprise. Par exemple, dans une agence de marketing, les jalons et la portée des objectifs seront reflétés dans une campagne publicitaire. Pour une entreprise de vente en ligne de produits, les panneaux pourraient afficher le nombre d’utilisateurs connectés à la page, quelles pages sont visitées, combien de produits ont été achetés et quels avis et commentaires ont été laissés par les utilisateurs. Le smart office peut être contrôlé par une application qui centralise toutes les informations de bureau et qui est disponible sur tablette, sur ordinateur et sur smartphone.
Poste de travail optimisé
Chaque poste de travail dispose d’un ordinateur équipé des dernières technologies, capable d’exécuter à grande vitesse tous les types de programmes et de traiter rapidement les informations.
Système de sauvegarde de données
Les smart office ont un système de sauvegarde de données sécurisé qui effectue des sauvegardes fréquentes pour éviter la perte d’informations (et donc de travail). En outre, ces données seront accessibles, via un VPN, de l’extérieur. De cette façon, les utilisateurs pourront reprendre leur travail même s’ils se trouvent en dehors du bureau pour des raisons de voyage ou s’ils doivent fonctionner en télétravail. Un VPN, un réseau privé virtuel, sera la porte de connexion pour toutes les informations de l’entreprise. Grâce à ce type de connexion, les informations restent confidentielles. Dans un smart office, la sécurité des données est primordiale.
Mobilier ergonomique, polyvalent et adaptable
Les espaces de smart office sont des espaces adaptables et polyvalents. De cette façon, ces espaces adaptables, également appelés flex office, peuvent être configurés à la demande et adaptés à de nombreuses situations. L’employé peut travailler dans un nouvel espace de travail chaque jour. Ce nouvel environnement de travail s’inscrit dans une logique de mode de travail collaboratif. Le mobilier de bureau est spécialement conçu pour répondre à ce besoin: boxes pour téléphoner, benchs partagés, pièces de brainstorming, supports d’écran, bureaux réglables en hauteur ou grandes tables de visioconférence.
Quels sont les avantages du smart office ?
Les smart office sont essentiellement ergonomiques. Cela signifie qu’ils se soucient de la santé du travailleur et considèrent cette santé comme un élément clé du moteur de l’entreprise. Cette culture de la santé se reflète dans le fait qu’ils disposent d’un mobilier avec un haut degré d’ergonomie : sièges haut de gamme avec de nombreux mécanismes de réglage, tables de différentes tailles selon les besoins de l’utilisateur, systèmes de stockage de documentation et tous types de meubles modulaires permettant de reconfigurer les espaces.
Ces espaces de travail intelligents favorisent l’interaction des utilisateurs ainsi que leur communication. Ainsi, l’environnement collaboratif est toujours présent. Il en résulte que les entreprises qui disposent de bureaux digitalisés affichent des performances élevées.
Dans les bureaux intelligents, les économies d’énergie et la durabilité sont très présentes. De cette façon, en plus des avantages économiques que cela suppose, on parvient à transmettre une image engagée avec l’environnement qui crée un environnement d’implication des travailleurs.
La mesure en temps réel de toutes les données permet à un smart office de déployer rapidement de nouvelles stratégies en réponse à une crise. De cette façon, vous gagnez du temps dans votre entreprise et c’est un avantage sur la concurrence. Les systèmes de sécurité de stockage de documents permettent de récupérer toutes les informations en toute sécurité et en un temps record en cas de détérioration ou d’erreur humaine.
Pourquoi les smart office sont-ils l’avenir des espaces de travail ?
Le smart office se concentre sur le bien-être des travailleurs, l’analyse des données et l’efficacité énergétique. De cette façon, en combinant ces trois concepts, on peut assumer une position beaucoup plus compétitive, dans laquelle les travailleurs s’impliquent et s’engagent avec l’entreprise et où les ressources sont utilisées et gérées efficacement.
